Devenir télésecrétaire en Corse vous permettra d’assurer les mêmes taches qu’une secrétaire classique.

La différence principale de ces deux métiers réside dans le fait que la télésecrétaire exerce à distance.

La télésecrétaire est donc une secrétaire qui remplit ses fonctions en dehors de l’entreprise.
Ses missions sont diverses, la gestion d’agenda, la rédaction de comptes rendus de réunions ou la réception des appels.

Sachez que ce métier est accessible dans diplôme, mais cela nécessite malgré tout de la rigueur et de l’organisation.

Vous souhaitez en savoir plus, et avoir des informations pour devenir télésecrétaire en Corse ? Nous vous expliquons tout dans ce nouvel article.

Qu’est-ce que le métier de télésecrétaire ?

Une télésecrétaire gère le secrétariat d’une structure, d’une entreprise, d’un cabinet médical à distance.

Toutes les missions qui lui sont confiées sont réalisables à distance. Avec l’évolution numérique et toutes les technologies actuelles, ce n’est plus un frein.

Elle officie depuis son domicile, dans une structure qui regroupe plusieurs télésecrétaires comme Nota Bene, à Folelli en Corse, ou encore dans une pépinière d’entreprises ou un espace de coworking.

Attention toutefois aux informations sensibles auxquelles elle a accès. Il faut prévoir un minimum de confidentialité.

Certaines entreprises embaucheront sur place dans leurs propres locaux une télésecrétaire indépendante pour leur confier des tâches.
On peut également avoir recours a une entreprise extérieure qui regroupe plusieurs télésecrétaires. C’est le principe du secrétariat décentralisé.

Travailler dans une structure vous assurera des horaires fixes. A contrario ils peuvent varier et certaines tâches doivent être accomplir le soir ou week-end.

Quelles sont les missions et les fonctions exercées par une télésecrétaire ?

Les fonctions et les missions qui sont accomplies par une télésecrétaire sont des missions qu’une secrétaire classique réalise.

Principalement, il s’agir de la réception des appels, avec la prise de message, la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous et la délivrance d’informations.

En résumé, une secrétaire à domicile ou externe à l’entreprise peut intervenir sur les missions ci-dessous :

• Prise de rendez-vous et gestion d’agenda
• Gestion des appels entrants et sortants
• Rédaction de documents ou retranscription
• Rédaction de devis ou de facture
• Emission de fax, courriel ou réception
• Organisation des documents via la dématérialisation
• Communication d’informations aux clients ou patients
• Relance
• Campagne SMS

Les missions sont quasiment infinies.

Comment s’organise la journée d’une télésecrétaire ?

Le télésecrétariat peut être réalisé à partir du domicile ou un sein d’un centre d’appels téléphoniques.

Que l’on y ait recours de manières ponctuelle ou plus durable, c’est une solution de plus en plus utilisée.

Il n’existe pas une journée type et chacun organise sa journée comme il le souhaite.
Malgré tout, il faut être rigoureux, et veiller à ne pas se disperser.

Les horaires sont également dépendant de la mission. Un accueil téléphonique d’entreprise peut être gérer de 9h00 à 17h00, tandis que les besoins pour un cabinet médical pourront aller de 8h00 à 20h00 ou même la nuit.

Quelles sont les connaissances nécessaires pour devenir une télésecrétaire en Corse ?

Les qualités nécessaires sont nombreuses.
Une gestion du temps efficace, un sens de l’adaptation aigu, et de l’organisation sont les capacités le plus souvent évoquées.

Certains centres ou entreprises ont développé des logiciels internes et propres à leurs besoins.
Vous devez donc être réactif, et retenir rapidement les fonctionnalités et les caractéristiques de leurs outils.

De même, lorsqu’on a un rôle d’accueil, que ce soit physique ou téléphonique, le sens de l’écoute, l’empathie sont des qualités primordiales.

Le stress ne doit pas vous affecter ou le moins possible. Une surcharge d’appel ou de travail ne doit pas influer sur votre travail, et le maintien de votre sang-froid est essentiel.

Enfin, le sourire doit toujours être de rigueur !

Certains interlocuteurs sont parfois agressifs ou énervés.

Les compétences nécessaires pour devenir télésecrétaire en Corse ne sont pas toutes mentionnées et on retrouvera d’autres, telles que :

• La maîtrise des outils de bureautique
• La connaissance du vocabulaire du secteur
• La connaissance de l’entreprise et de ses produits et activités
• La maîtrise d’une langue étrangère

Comment devenir télésecrétaire en Corse à domicile ?

Aucun diplôme de télésecrétaire n’existe à ce jour.

Pour exercer ce métier, plusieurs voies s’offrent à vous. Du BEP, CAP jusqu’au BTS. Mais rappelons que c’est accessible sans diplôme.

La formation interne en entreprise est également une solution possible. Un centre d’appel qui a besoin de main d’œuvre, souhaitera certainement vous former à ses méthodes et ses spécificités.

L’alternance est une voie méconnue mais gratifiante, les CFA, centre de formations des apprentis dispensent également des formations qui sont compatible avec le métier de télésecrétaire.

Toutefois, selon la branche dans laquelle vous souhaitez vous orienter, il faudra se spécialiser dans un domaine.

Quelles sont les spécialisations possibles pour une télésecrétaire ?

Les bases sont communes, mais selon les missions il existe des spécialisations.

Les métiers de télésecrétaire médicale, commerciale, juridique ou marketing sont différents par certains aspects.

Le métier le plus connu reste celui de télésecrétaire médicale, un grand nombre de cabinets médicaux étant présent sur le territoire.

Mais certains choisiront la voie juridique pour se spécialiser dans une prestation auprès des avocats par exemple.

Télésecrétaire médicale : spécialisation la plus connue

Pour soutenir les médecins ou les établissements pluridisciplinaires médicaux, la secrétaire ou télésecrétaire médicale est en première ligne.

La permanence téléphonique est assurée selon des horaires définis, avec efficacité, que ce soit par la secrétaire sur place ou à distance.

Dans les 2 cas l’agenda partagé, permettra a tous les protagonistes d’avoir sous les yeux le planning avec les disponibilités des praticiens.

En outre, elle filtre les appels commerciaux, indésirables, renseigne les patients et récolte les informations ou part en quête de certaines. Elle contacte les laboratoires d’analyses médicales ou parfois ses collègues dans d’autres cabinets pour une prise de rendez-vous chez un confrère.

Pour se spécialiser dans le télésecrétariat médical plusieurs mois de formations sont nécessaires.

De la maîtrise du vocabulaire médical, à la connaissance de toutes les spécificités d’une spécialité médicale, l’apprentissage est long.

Pour débuter, la maîtrise des outils informatiques est d’une absolue nécessité.

Télésecrétaire juridique : moins connue

Le domaine juridique est vaste, tout comme le télésecrétariat médical.
Dans cet ensemble, il existe des sous-ensembles. En effet certains cabinets sont spécialisés dans le droit des familles comme le divorce, les séparations ou les problèmes liés à la garde d’enfant.

D’autres ont une activité centrée sur les droits relatifs aux constructions et a l’immobilier, ou encore dans le droit routier.

Plusieurs formations d’enseignement supérieur peuvent alors être nécessaires. BTS assistant juridique, Licence de droit et bien d’autres.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?

Le salaire pour un poste de télésecrétaire en temps plein (CDI, CDD ou intérim) va de 1 400 € à 1 700 € par mois.

Le montant est variable en fonction de vos compétences, et de votre ancienneté dans le métier ou dans l’entreprise.

Comment évoluer quand on est télésecrétaire ?

Au fil des ans et de son souhait, une télésecrétaire peut créer sa propre structure.
Ouvrir son entreprise est un défi et il faudra disposer de nombreuses qualités pour superviser un centre d’appel.

Quels sont les équipements et outils nécessaires pour exercer le métier de télésecrétaire ?

• Un ordinateur personnel ou PC
  Le PC est l’outil indispensable. Sans lui, impossible de réaliser ce travail, que ce soit sur place ou a distance.
  Evidemment, il n’est pas utile d’avoir un ordinateur digne d’un data center mais il devra disposer de suffisamment de mémoire pour répondre à l’utilisation simultanée de plusieurs logiciels. Navigateur internet, traitement de texte, logiciel de téléphonie.
  Un ordinateur polyvalent pour un métier polyvalent.

• Des équipements informatiques
  Une imprimante multifonction, qui permet en outre la numérisation est également un outil nécessaire au bon exercice de ce métier.
  Vous serez régulièrement amené à imprimer, copier, télécopier ou numériser des documents.
  
  Un casque de téléphonie performant est également indispensable pour des échanges de qualité.
  
  La liste de ces équipements est également dépendante de vos prestations.

• Une connexion internet efficace
  Tout comme le PC, l’accès internet est primordial.
  La majorité des outils sont en ligne désormais, tel que le fax, la téléphonie, les agendas partagés.
  
  La fibre est présente dans la plupart des foyers ou en cours de déploiement dans tout le territoire.
  Elle révolutionne le télétravail et les déconnexions sont quasi nulles.

• Les logiciels
  Toutes les versions des logiciels sont disponibles gratuitement et en open source. Malheureusement certains sont incomplets et se priver de quelques fonctionnalités pour une somme parfois faible n’est pas la bonne méthode.
  Actuellement, la plupart des solutions sont disponibles en ligne grâce à la méthode du SaaS.

• Un emplacement ergonomique et confortable
  Vous passerez le plus clair de votre temps derrière votre bureau, d’où la nécessite d’avoir un bon matériel. Un fauteuil avec des réglages multiples pour éviter les troubles musculo squelettiques.
  Vous pouvez aménager un endroit dédié au calme, et le personnaliser selon vos goûts.

Comment obtenir des clients quand on est télésecrétaire en Corse ?

Désormais de nombreuses secrétaires proposent leurs services aux professionnels libéraux, médicaux, paramédicaux ou aux entreprises.

Toutes les structures sont concernées et sont des clients potentiels, tels que les associations, ou d’autres entreprises quel que soit leur secteur d’activité.

La connaissance des besoins des clients ou prospects est un élément déterminent.
La formation professionnelle et l’expérience, relatives aux démarches d’externalisation est également un atout pour obtenir des clients quand on est télésecrétaire en Corse.

Ces éléments sont fondamentaux comme indiqué ci-dessus, mais le bouche à oreille, les réseaux sociaux et le démarchage sont également des outils à disposition, dont il faut se servir pour obtenir de nouveaux clients.

Comment obtenir de l’aide avec un télésecrétariat en Corse ?

Nota Bene est une structure spécialisée dans l’externalisation depuis 1996.
Elle vous apporte son soutien pour faire face à une surcharge de travail, et ce de manière ponctuelle ou plus régulière.

La mise en place rapide d’une solution vous permettra un gain de productivité et des soucis de gestion en moins.

Avec Nota Bene, vous restez maître des missions que vous nous confiées. La facturation prend en compte le travail réellement effectué.

Profitez rapidement de notre solution de télésecrétariat en demandant des informations via notre formulaire sur la page dédiée. Nous restons également joignables par appel téléphonique ou Messenger.