Le recrutement de nos jours est un métier à part entière, et il est plus complexe encore de savoir comment choisir une secrétaire médicale.

Confier la réception de vos appels à un centre d’appels et de télésecrétariat efficace, faisant preuve de professionnalisme et basé en Corse.

Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?

Plus de 30% des médecins généralistes n’ont pas recours à une secrétaire ou une télésecrétaire. Ils assurent eux-mêmes la prise d’appels et des rendez-vous au sein de leur cabinet.

Une autre partie, représentant toujours environ 30% a recours à une employée sur place.

Le dernier tiers fait appel à une télésecrétaire, solution de plus en plus plébiscitée.
En effet les avantages de cette solution sont nombreux.

Le coût d’une secrétaire médicale

Le coût est le principal élément pris en compte lors du choix d’une secrétaire.
Une secrétaire salariée pourra représentée près de 20% du coût du fonctionnement du cabinet.
Outre les charges de loyers, assurances, déplacements, qui représente aussi un coût important.

En revanche, une télésecrétaire ne représente quant à elle que 5% de ses dépenses.

Les contraintes

Avoir une secrétaire médicale sur place n’est pas toujours évident ou possible (exiguïté des locaux).
Les contraintes principales sont la gestion du salarié, administrative, horaires. La gestion de ses éventuelles absences également, maladie, congés, maternité.

Externaliser son secrétariat médical est la solution la plus efficace pour se consacrer en toute sérénité aux patients sans avoir à monopoliser son temps pour faire autre chose que son métier.

Le centre d’appels gère les ressources humaines, les absences, les imprévus en tous genres et libère du temps au souscripteur du contrat.

Outre le fait qu’on a mis de côté la gestion d’un employé, il faudra choisir un centre d’appel faisant preuve de compétences et de savoir-faire. Le choix d’un forfait ou de prestations adaptées à votre activités est aussi primordial.

Le médecin peut alors se consacrer à ses patients. Il ne prend plus aucun appel sauf les urgences ou ceux de ses confrères.
Il confie la gestion de ses appels à son télésecrétariat qui applique ses consignes au pied de la lettre.

La bénéfice de l’externalisation est que votre télésecrétaire à distance ne s’occupe que de vos patients.
La gestion des rendez vous et des appels sont ses principales compétences.

Quel est le rôle de la secrétaire médicale sur place ?

En interne, votre assistante médicale peut vous assister administrativement mais devra également consacrer du temps aux patients.

La secrétaire présente sur place physiquement au cabinet peut assurer un éventail de tâches très diverses et variées.
Comme par exemple :

• L’accueil téléphonique
• L’organisation et la gestion des rendez-vous
• L’archivage et le classement numérique ou traditionnel des documents
• La gestion du stock tels que ceux de papeterie ou consommable médicaux
• La relance des impayés ou des tiers-payants
• La télétransmission des actes
• Les courriers administratifs

La polyvalence est elle un élément déterminant pour choisir une secrétaire médicale ?

Les difficultés dans le métier de secrétaire médicale sont nombreuses mais reviennent souvent en tête parmi les témoignages, le manque de temps pour se consacrer avec concentration sur une tache précise et la charge de travail importante.

Il en résulte un accueil téléphonique et physique négligé.

De même, avoir une secrétaire médicale sur place impliques des coûts supplémentaires tels, que téléphone, informatique, impression.
Et en ce qui concerne tout ce matériel, il s’agira également de lui trouver une place dans vos locaux, qui devront quant à eux être également plus grands.

Vos connaissances en droit du travail devront également être solides.
On constate donc que devenir chef d’entreprise présente des difficultés, mais devenir employeur en ajoute.
D’autres situations se greffent comme le congé maladie, les RTT, les congés payés.

Toutes ces contraintes mises bout à bout font la part belle au télésecrétariat. En effet, elles disparaissent pour ainsi dire toutes.

Vous gagnez en souplesse, en praticité, en moyens financiers.
Autant d’arguments pour vous consacrer pleinement à votre activité.

Le télésecrétariat solution unique, additionnelle ou complémentaire ?

En externalisant votre standard téléphonique ou votre accueil téléphonique vous faites le choix de la simplicité.
Malgré tout vous pouvez optez pour le meilleur des deux mondes en associant les deux solutions.

Une secrétaire sur place pour l’accueil et l’orientation des patients, l’archivage, la télétransmission de vos actes, et un accueil téléphonique géré par une télésecrétaire, pour la prise de rendez vous et toutes les tâches qui peuvent externalisées. Et elles sont nombreuses au regard des moyens techniques dont on dispose aujourd’hui.

La secrétaire sur place n’aura plus à faire face aux mécontentements des patients et à leur agressivité, cause de nombreuses reconversions ou burn out !

Secrétaire et télésecrétaire pour une complémentarité

Une télésecrétaire médicale peut venir en renfort de votre secrétaire sur place, pour traiter certaines tâches.
En cas d’appels trop nombreux, le débordement, renvoie les appels vers la télésecrétaire. Au bout d’un temps déterminé, celle-ci prendra le relais automatiquement sans que l’appelant se soit rendu compte de quoi que ce soit.

De même, les relances ou les confirmations de rendez vous peuvent lui être confiées.

Lors de chaque appel, elle aura le soin de mettre à jour la base de données du praticien.

Le cloisonnement des activités est bénéfique au bien être de chacun et permet une disponibilité de chaque instant.

Au final, le patient tire profit de cette situation !

Les cabinets médicaux ayant recours à cette solution sont de plus en plus nombreux en raison des avantages offerts.

Mais comment choisir une secrétaire médicale ?

En tant que médecin, votre souhait le plus cher après que vos patients soient en parfaite santé et qu’ils soient bien traités par votre collaboratrice.
Choisissez donc une collaboratrice de qualité !

Le fait qu’elle ne soit pas présente sur place, n’implique pas que vous devez négliger ses prestations.
Ce n’est pas parce qu’elle est à distance que la télésecrétaire médicale ne doit pas faire preuve d’implication.

Elle doit délivrer aux patients des informations précises et faire preuve de rigueur.
Elle doit connaître vos tarifs, le type de prestations fournies, ou vos habitudes parfaitement.

Il est important de souligner qu’elle doit faire preuve d’une discrétion à toute épreuve comme l’y oblige la loi !
Enfin le sourire s’il ne se voit pas, s’entend.

Organisation, qualité d’écoute et tant d’autres qualités nécessaire sont a retrouver dans un précédent article de notre blog.

Chez Nota Bene, depuis plus de 25 ans, nous cultivons ces qualités et le service est au cœur de notre priorité.

Alors ne négligez pas votre accueil téléphonique et confiez nous la gestion de vos appels comme d’autres avant vous.
Nous restons à votre disposition via le formulaire de contact pour vous apporter un complément d’information ou réaliser un devis.