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Français Comment gérer efficacement son travail au travail face à une situation urgente est le thème qui sera abordé dans ce nouvel article.
Nous vous expliquons comment faire face à certaines situations et palier au stress notamment.
Dans le monde du travail et dans celui de l’immédiateté, vos clients vous solliciterons pour obtenir le maximum de vous et le plus rapidement possible.
Une tâche peut vous être confiée ce jour pour demain. Elle viendra s’ajouter à toutes celles que vous devez déjà réaliser.
Dans ces moments, le stress vous submerge, le découragement apparaît.
Fort heureusement, il existe des méthodes pour ne pas se laisser déborder, ni par le stress, ni par le travail.
La maîtrise de soi face à l’urgence
La maîtrise de soi est une clef pour faire face aux situations délicates.
En effet, le dire est certainement plus facile que de l’accomplir. Mais avec les bonnes méthodes, vous y arriverez.
Premièrement, l’analyse de votre comportement face à ces situations vous permettra de comprendre votre mécanisme réactionnel. Vous pouvez noter, par exemple les émotions que vous avez ressenties au moment où vous avez reçu la demande.
Que ce soit un appel ou un email, la façon de l’appréhender sera différente.
Motivation, frustration, dégoût, énervement, absence de réaction ou hausse de moral ?
Quelles émotions vous ont traversé ? Notez-les.
La relecture de votre ressenti vous permettra d’analyser a posteriori la situation et d’en tirer un bénéfice, le retour d’expérience ou RETEX.
La connaissance de soi
Se connaître, est selon certains une nécessité absolue. En reprenant les conseils cités plus haut, votre connaissance de vous-même et le savoir dont vous disposez de vous-même vont croître.
Gérer efficacement son temps de travail
L’efficacité, est la conjugaison entre un minimum d’effort et un résultat maximum.
Pour gagner en efficience, y compris dans les situations difficiles, rien de tel que la planification des tâches.
La plus urgente en premier, jusqu’à celles qui peuvent attendre encore un peu.
De même, que certaines peuvent être déléguées, ou celles qui demandent une attention particulière pourront être regroupées sur une même journée d’activité.
Cela reste du domaine de l’abstrait, comme constaté, le rythme de vos journées peut être perturbé à chaque instant.
Dans le même esprit, la création d’un diagramme de Gantt, vous permettra de vous organiser.
Ce tableau qui est parfois disponible en ligne au format Excel, vous permet de compléter le nom d’une tâche ou d’une action et le temps que l’on y consacre.
Le nombre de personnes nécessaires est également une donnée à prendre en compte.
Attention, car une surcharge de travail peut venir se greffer a un planning déjà complet.
Il faut se ménager une marge, et ainsi éviter le stress et les émotions négatives associées a un excès de travail à terminer.
Ce qu’il faut retenir, Il n’y a de tâche urgente que celle que vous déterminée comme tel !
Le choix est cornélien, pensez vous faire le bon choix, face a une multitude de tâches.
La matrice Eisenhower du nom de son créateur, qui n’est autre que celle du 34ème Président des Etats Unis d’Amérique vous sera également d’une grande aide.
Elle se compose de deux axes, qui sont l’importance et l’urgence.
La lecture de ce graphique permet de comprendre les enjeux relatifs aux taches, et ensuite d’en déléguer ou pas certaines, de les traiter prioritairement ou pas.
La méthode parfaite n’existe pas mais les outils afin de vous épauler, eux sont nombreux.
A vous de trouver votre équilibre afin de composer entre les différentes émotions, qui parfois sont stimulantes et la quantité de travail réalisable.
Etablir vos objectifs pour gérer efficacement votre temps
L’efficacité c’est bien mais sans objectif c’est inutile. L’objectif fixe un cap, agissant comme une boussole, il vous guide à travers les tâches à accomplir.
Ce processus transforme une idée, en projet concret.
Ils s’échelonnent dans le temps, on peut avoir des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou a plus longue échéance. On parle alors d’objectifs trimestriels ou annuels.
Notez vos objectifs c’est se focaliser sur le résultat. A la manière d’une To Do List (liste de choses à réaliser), le fait de visualiser votre objectif, le rendra atteignable.
Vos cibles doivent vous servir et permettre votre développement, qu’il soit personnel ou professionnel.
La détermination d’une date vous permettra de visualiser la finalité de votre action, dans le but d’éviter de remettre au lendemain.
Cette tendance à remettre au lendemain est nommée la procrastination. Ce terme est connu et très usité.
De même, votre objectif, que son terme soit plus ou moins à longue échéance vous pousser à l’action, à la réalisation.
La motivation en découlera et vous permettra de franchir les étapes difficiles.
Les revers existent et il serait idiot de le nier, mais si vos missions sont clairement définies et le temps efficacement employé, rien ne vous paraîtra impossible.
En gardant en tête l’avancement du projet, la progression depuis son commencement et sa fin, l’enthousiasme vous permettra d’avancer.
La planification : la clef du succès ?
Planifier, organiser, ordonner, ranger, sont tout autant de mots qui effraient !
Pourtant, ce sont des tâches que vous réaliser chaque jour de manière mécanique et inconsciemment.
Il est établi que vos enfants iront à 8h30 à l’école ou la crèche. En conséquence vous savez que vous quitterez votre domicile à 8h00 !
Sans même vous en rendre compte vous avez planifier quelque chose.
Il est certes plus agréable de planifier vos vacances que votre semaine d’activité.
Mais dans les deux cas, le but est d’avoir une vision d’ensemble et cohérente. Elle sera plus lisible sur un agenda, via une application que dans un coin de votre tête.
Certains préférerons un agenda papier classique.
Encore une fois, aucune méthode n’est universelle, pour gérer efficacement son temps de travail, et c’est à vous de trouver celle qui vous conviendra le mieux.
Mais dans tous les cas, le gain en sérénité fera une grande différence sur la somme de travail que vous accomplirez dans un laps de temps réduit.
Inutile de tout noter, mais assurez vous d’y mentionner l’essentiel et les tâches les plus importantes.
En établissant vos objectifs, vous avez déjà réaliser un premier tri.
Être sans arrêt occupé ne compte pas vraiment, il faut s’attacher à faire les missions qui apporteront un résultat et une progression, que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle. Une simple liste catégorisée avec les tâches en fonction de leur importance vous permettra de gérer au quotidien par exemple. A vous de choisir la méthode qui vous correspond le mieux.
Réaliser une tâche à la fois
En tant que chef d’entreprise, on a souvent a gérer plusieurs choses à la fois mais pour gérer efficacement son temps, vous devez revoir vos méthodes.
Et pourtant il s’avère que ce n’est pas la bonne méthode, et de nombreuses études le démontre.
Site internet, fournisseurs d’énergies, comptabilité, réponse aux mails ou encore réseaux sociaux…
J’en oublie certainement, mais les tâches sont innombrables.
Vous pensez certainement être plus efficaces à jongler entre plusieurs choses, mais c’est faux, encore une fois.
Il est évidemment possible de mener plusieurs projets, et nous le faisons, tous. Vous pouvez vous ménager une période de la journée durant laquelle la désorganisation régnera, mais durant un temps limité.
La concentration est affectée par le fait de faire plusieurs choses à la fois.
Faire plusieurs choses à la fois, c’est entamé un travail et ne pas le terminer par exemple, et c’est nuisible pour gérer efficacement son temps de travail.
Et quand vous aurez enfin décider de le faire, il vous faudra vous replonger dans le bain, au risque que l’eau soit froide !
Eviter donc le multi-tâche, retenez que seulement 3 personnes sur 100 en sont capables.
En conclusion, l’organisation du temps et la gestion de l’urgence, on l’a constaté vont de pair.
L’une ne va pas sans l’autre, et les méthodes exposées dans cet article sont complémentaires.
En revanche, si les outils présentés sont des moyens de vous venir en aide, ces derniers ne réaliseront pas le travail à votre place. Pour cela vous pouvez déléguer certaines tâches à une société comme Nota Bene, qui se charge entre autres activités de la réception de vos appels et de la gestion de votre agenda.
