Quel tarif pour une permanence téléphonique ?

L’accueil des clients est essentiel ainsi que celui des patients. C’est une affirmation reprise par tous les professionnels. Quel est le tarif pour une permanence téléphonique ?
Une permanence téléphonique efficace et qualitative est donc un outil professionnellement indispensable.

 

C’est la garantie d’une bonne relation patient et client.

 

Mais le coût est souvent un argument de poids dans la prise de décision.

Comment être certain d’avoir un accueil téléphonique qualitatif avec un tarif maîtrisé et juste ?

 

Dans ce nouvel article, vous obtiendrez des éléments de réponse pour obtenir une idée précise des tarifs pratiqués.

 

Comment gérer les coûts d’une permanence téléphonique ?

Le secrétariat représente une part importante des charges financières et ce quel que soit le secteur d’activité.
Ce coût augmente encore lorsque l’on parle d’une PME ou encore plus dans le cas d’une TPE.

 

En ce qui concerne les professionnels dont l’installation est en activité libérale, comme par exemple les médecins, les infirmiers, les podologues ou encore les avocats, le coût de revient d’une secrétaire dédiée est élevé.

 

Il en résulte aussi un coût foncier. La place occupée par les équipements, tels que le mobilier de bureau, l’équipement téléphonique du standard, salle d’archivage ou les ordinateurs est a prendre en compte connaissant le prix au mètre carré d’un loyer dans certaines villes.

 

Le but est en conséquence de trouver des solutions pour réduire les coûts sans altérer la prestation de l’accueil téléphonique.

Recourir à un secrétariat téléphonique externalisé s’avère donc une alternative attractive à plusieurs égards et notamment financièrement.

Combien coûte une permanence téléphonique externalisée ?

 

Les tarifs pratiqués par des structures tels que les « centres d’appels » ou « call center » sont inférieurs au tarif d’une secrétaire particulière.

Ces structures disposent de moyens mutualisés permettant de réduire les coûts entre plusieurs clients.

 

Qu’il s’agisse du matériel informatique, de l’accès internet ou des abonnements aux logiciels, si ces frais sont partagés, la facture diminue.

Les contrats sont établis au plus près des besoins et sont variables. Cette adaptation du contrat permettra donc une facture au plus juste.

 

Les tarifs sur mesure dépendent essentiellement de 3 facteurs.

 

Le volume d’appels

C’est le point déterminant du montant que vous devrez régler à votre prestataire de services.
Plus les appels sont nombreux, plus le montant de la facture sera important. Pour autant, dans la majorité des cas les tarifs sont dégressifs.
Plus la tranche d’appels est importante, moins le coût unitaire d’un appel est élevé.

 

Les prestations annexes

La base d’une permanence téléphonique externe est bien évidemment la réception de vos appels et la prise de rendez-vous ou message.
A ces prestations peuvent se greffer des service annexes, comme la notification des rappels par SMS, les transferts d’appels ou la récupération des comptes rendus.
La prospection ou l’accueil téléphonique nuit et jour tout au long de l’année font partie de ces offres.

 

La qualité de service

Avoir recours à des prestations à bas coûts est synonyme de qualité de service défaillante ou d’efficacité moindre.
La main d’œuvre employée est parfois située hors de nos frontières et la compréhension des patronymes ou de la toponymie est difficile.

Avec l’externalisation et la mutualisation de l’accueil téléphonique, le coût du traitement des appels se réduit. La mise en place de ce type de service est moins onéreuse qu’en interne.

Les congés annuels, l’équipement information ou encore la place dédié à celui-ci ou la formation du personnel sont nuls.
Par ailleurs la télésecrétaire pourra répondre à des critères supplémentaires de compétences tels que le bilinguisme, ou des connaissances dans le secteur commercial, comptable ou dans la télévente.

Le budget relatif à l’accueil téléphonique est donc mieux maîtrisé !

Cette maîtrise budgétaire explique par ailleurs que de nombreux professionnels aient recours à ce type de centre d’appels, dont le succès va grandissant.

 

Tarif, qualité ou les deux ?

 

Le low-cost est de manière générale décevant. Certes de prime abord le tarif est attractif, mais attention aux promesses non tenues.
Ce qu’il faut retenir dans la recherche du prestataire le moins c’est que le coût d’un secrétariat externe sera toujours moindre en comparaison d’une secrétaire présentielle.
Le meilleur rapport qualité-prix doit être recherché.

 

Les plateformes délocalisées

 

Les coûts attractifs sont souvent synonymes de plateformes téléphoniques délocalisées en dehors des frontières françaises.

Les inconvénients sont ensuite nombreux et plusieurs problématiques surgissent, telles qu’une main d’œuvre sous payée, des conditions d’embauche non conformes, une maîtrise imparfait de la langue notamment.

On peut ajouter à cette liste, la méconnaissance de votre secteur géographique, de votre activité et du vocabulaire qui s’y rapporte ou encore des problèmes techniques.
Au final l’image de marque de votre structure en sera impactée.

 

Vérifier la qualité de votre centre d’appel

 

Une manière simple et efficace de vérifier la qualité de votre centre d’appel ou call-center est sa durabilité dans le temps.
La seconde possibilité sont les avis en ligne ou les témoignages souvent présents sur les sites internet des sociétés.
Ces derniers sont souvent mis en avant.

Enfin, certaines sociétés sont inscrites dans des organisations visant à améliorer la qualité de leurs prestations tels que ISO qui couvre l’ensemble des produits et process en établissant des normes.

 

Comment choisir le bon prestataire ?

 

La décision finale vous reviendra toujours et le but ici n’est pas d’établir un classement, tant le nombre de sociétés fournissant ce type de services est grand.

Malgré tout, pensez à vérifier le mode de facturation, la durée des périodes d’essai et auquel cas n’hésitez pas à en demander une, les frais de mise en place ou les durées d’engagement.

Les forfaits peuvent être une bonne alternative mais souvent on sera surfacturé, que le choix se porte sur une année ou un mois.

L’analyse des offres est importante et la comparaison est essentielle. N’hésitez pas à demander des explications sur les services proposés.

Enfin le choix d’une structure locale, dont vous pourrez visiter les locaux et rencontrer les secrétaires est un atout de poids. Mettre un visage sur une voix et sur votre partenaire quotidien est d’une importance clef.

Comparer les tarifs d’une permanence téléphonique

 

Comparaison n’est pas raison !

Le tarif est ce que l’on consulte en premier et on constate bien que ce fié au prix n’est pas la bonne méthode. Pour autant choisir le plus cher ou le moins cher est-elle la bonne méthode ?

Faut il tabler sur le plus cher et prendre le risque de sortir de son budget initial ou au contraire choisir la prestation la moins chère au risque de voir fuir les clients ?

Le prix d’une prestation de secrétariat externalisé proposé par un centre d’appel va être dépendant des options souscrites.
Il faut prendre soin de vérifier ce qui est inclus.

Les tarifications peuvent se faire à la minute, a l’appel, et peut comprendre la prise de message, le transfert d’appels urgents, la gestion des rendez-vous.

Veillez également aux options et leur éventuel surcoût.

 

Les compétences des télésecrétaires

 

Si vous exercez dans un domaine précis, avocat, spécialiste médical, assureur, la télésecrétaire doit avoir les compétences et les qualifications relatives à ce secteur d’activité.
Vérifiez donc que le service emploie des téléconseillers en mesure de traiter ces appels.